このガイドラインについて

CONTRFINDERについての宣伝・広告、営業資料、UIなどにおける表現を統一し、顧客・潜在顧客その他に対して一貫したふるまいをもって接するために守る必要があるガイドラインです。

CONTRFINDERのコンセプトと合わせて、視覚的(ヴィジュアル)・言語的(ヴァーバル)な表現の指針を例ととともに紹介しますので、CONTRFINDERの世界観をよく理解したうえで、適切なコミュニケーションを展開してください。

コンセプト

CONTRFINDERについてコミュニケーションをするにあたって、まずはサービスのポイントやポジション、ターゲット、目指すものなど、CONTRFINDERの世界観を理解します。

自らをきちんとブレずに伝え、相手から正しい認識を持ってもらうことで、サービスへの信頼や期待を獲得・維持し、顧客に支持され続けるブランドを構築します。

CONTRFINDERとは

CONTRFINDERは、契約書をクラウドで管理するサービスです。
契約書を安全に保管する、探す、比べる、見直すことを、かんたんに、便利にします。
電子署名をつかってオンラインで契約を締結するような、いわゆる電子契約機能は持ちません。

紙の契約書を複合機でスキャンしてPDF化した契約書も、 電子契約サービスを通して作られたPDFの契約書も、
CONTRFINDERに取り込むことで、一元管理できます。
専用のスマートフォンアプリなら、製本したままの契約書を解体せずにかんたんに取り込めます。

取り込んだ契約書は自動でデジタルのテキストデータに変換後、暗号化して安全に保管されます。 クラウドなので、どこからでも閲覧でき、契約書の全文が検索可能です。 検索は、使用したキーワードも含めて暗号化したまま行われます。 暗号化したまま契約書の全文検索が可能なクラウドサービスはCONTRFINDERだけです(特許出願中)。

日本語だけでなく、英語・中国語・フランス語・ドイツ語・スペイン語・ポルトガル語・ベトナム語・韓国語の契約書の取り込みに対応しています。他の言語についても順次対応予定です。

契約書をしまったままにせず、いつでもどこでもビジネスの力になるようにする、それがCONTRFINDERです。

* 弊社調べ

CONTRFINDER誕生の背景

以前から受託での業務システムの企画・開発などを事業としていたアストロラボでは、 ひとつの仕事についていくつもの契約書があることが多く、その内容を適切に管理する必要がありました。

継続した案件で取引先へ商談で訪問する直前に、前回の契約書の内容を確認しようと電話で法務に訊いてもすぐに判らなかったり、 損害賠償の上限について記載がないなど問題のある契約書に気づいたときに、同じ雛形を元に作成された契約書を探そうとしてもなかなか見つけられなかったり。 紙のまま書棚に保管されているもの、一部だけPDF化され社内の共有ストレージに置かれているもの、先方の希望に合わせた電子契約ツールで締結したものなど、あちこちにいろいろなかたちで散在する契約書をすべて読み返すのは、大変な手間がかかります。

これらをすべてまとめて管理できて、全文を検索できるツールを探したところ、存在しませんでした。 可能であるとうたっているものも一部あるにはありましたが、セキュリティー上の懸念があるか、社内からのみで外出先からは検索ができないなどの制約があり、望んでいる使いかたができるものは見つかりません。

さらに、費用の問題もありました。専門の文書管理サーバーの利用は、導入コストが高すぎて、中小規模の企業には見合わないのです。

それから契約期間終了後の更新が必要なこともよくあります。不利な条件を次回更新のタイミングで見直そうと思っていたのにうっかりそのまま自動更新されてしまったり、テナントの賃貸契約など 前回との変更点をよく確認せずに更新してしまったりと、締結時以外のタイミングではふだん確認することが少ない書類だからこそ発生してしまう問題も多いのです。

こうした契約書にまつわるさまざまな問題を解決できるものがないのなら、自分たちでつくろう。そして管理だけでなく契約書をビジネスの現場をエンパワーするものにしたい。そんな使命をむねに、CONTRFINDERは誕生しました。

CONTRFINDERの優位性

  1. 取り込みがかんたんPDF形式のファイルはドラッグアンドドロップするだけ。紙のものは製本したまま解体の必要なくスマートフォンアプリで撮影するだけです。
  2. 全文検索ができる画像から自動でテキストデータに変換されるから、全文検索ができます。
  3. 検索は暗号化したまま読み取ったテキストも検索キーワードも暗号化したままで全文検索できるのは特許出願中の独自技術であり、CONTRFINDERが唯一です
  4. 契約情報の入力もかんたん読み取ったテキストから契約書のタイトルや相手先会社名、締結者の役職・氏名、各日付などを取り出して、候補から選べばよいように入力をサポートします。
  5. 柔軟なアラートで期日を忘れない指定の期日やその前に通知が来るように設定できます。スヌーズ機能や送信先指定も備え、契約の終了や更新、失効など重要なタイミングを逃さなくて済みます。
  6. 書庫スペースを圧縮できるそんなに頻繁でもないのに、探す必要が生じたときのために、契約書の原本を一等地のオフィスに置いておかなくてOKです。倉庫にでも移して家賃のコストを小さくできます。

* 弊社調べ

ターゲット

CONTRFINDERはさまざまな業種、幅広い規模の企業を対象にしています。契約書の管理業務にあたるユーザーは法務部門を想定していますが、新たに契約を結ぶ際に現場担当者が過去の似た案件や取引先の契約書を参照したり、営業が更新時に以前の条件を見直したりと、契約書に関わる様々な業務ユーザーを対象としています。

代表的なターゲット像
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経営者

契約書を探すのが大変で、契約内容の精査や更新を半ばあきらめてしまい、さまざまなビジネスを不利にならないようにすすめることができずにいる。また、いつ必要になるかわからないと一等地のオフィス内に設けている書庫スペースの賃料コストに頭を悩ませている

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法務

社内からとつぜん、ある契約書を探してくれと頼まれることもしばしば。ひとつひとつ読んで探すのに時間がかかるが、相手は急ぎなので文句を言われる。たくさんある契約の更新タイミングをぜんぶ把握しておくのも大変

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人事・社労士

労働関係の契約書をまとめたいが、時期や種類がいろいろまたがって保管されていることもあり、もどかしく思っている

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営業

法務まかせではなかなかすぐに目当ての契約書が見つからないものの、出先の用件が多くて契約書の閲覧のためにいちいち社に戻れない。そのせいでいちどの商談で完了できず、無駄な訪問も増える

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弁護士・税理士

顧客企業の契約書が手元にあるわけではないので、相談にすぐに回答できないことも。以前に締結した他の契約を元に話をしたいとき、まずはその契約書を顧客の社内で探してもらう必要がある

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M&A担当

売却側企業の価値算定にはさまざまな契約書が必要だが、そのすべてをセキュアに共有してもらい、複数人でレビューできるかんたんな方法があったら便利なのにと思っている

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情報システム部門

委任・準委任・請負…ベンダーとのさまざまな契約条件。問題が起こったとき、すぐに見返して不利にならないようにしたいが、多様な契約の把握は大変。保守契約は自動更新が当たり前なので、更新タイミングに合わせて条件の交渉を忘れないようにしたい

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店舗管理者

テナント契約の更新のたびに出てくる分厚い契約書。どこが変わったのか、すぐに見つけるのは困難。新旧契約書の差分をかんたんに見くらべ、有利な条件交渉をしたい

コミュニケーション基本指針

したがって、CONTRFINDERにまつわるコミュニケーションの基本姿勢として以下のポイントが指針として挙げられます。後述する具体的な各表現も、これらに則って導かれます。

やさしいこと。

専門的な前提を必要としないこと

シンプルであること。

難解さや複雑さを避け明快であること

ていねいであること。

細部を雑にしないこと

やわらかすぎず、かたくるしくないこと。

無駄にへりくだったり、くだけすぎないこと

正直であること。

相手に不誠実な態度をとらないこと

CONTRFINDERはサブスクリプションサービスです。特定の要件に合わせてオーダーメイドで開発したものを売り切るものとは異なります。利用の停止や競合への乗り換えのハードルは比較的低く、安価な利用料金で使い続けてもらって、顧客の生涯利用の中で累積して利益を得ていくビジネス形態です。

継続してユーザーであり続けてもらうには、優れた製品・サービスであることはもちろん、顧客との長期的な関係を前提とした適切なコミュニケーションによって信頼と満足を維持していく必要があります。

ヴィジュアル コミュニケーション

メラビアンの法則を持ち出すまでもなく(ちなみによく援用される「見た目が○割」といった解釈はメラビアン自身が提唱したものとは異なります)、コミュニケーションにおいて視覚から受け取る情報と、それによってかたちづくられる印象はとても大きいと言えます。

信頼や無形の価値、すなわちブランドは、すべての活動や提供物によってつくられますが、ブランドを想起するよりどころとなるのはおもにヴィジュアルです。世界観とよくマッチしたヴィジュアルでより効率的・効果的にサービスやプロダクトを伝えると同時に、一部を見ただけでも、“あの製品っぽいね”と思い出させるようなアイデンテティは、顧客との関係をスムーズに構築するのに役立ちます。

ロゴ

ビジュアルコミュニケーションの核となるのはまずシンボルとなるロゴです。ロゴ使用ガイドラインに基づいて、適切に使用してください。

セット

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ロゴタイプ

ロゴマーク

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セット - 反転

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ロゴタイプ -反転

ロゴマーク - 反転

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カラー

以下のカラーパレットの色を使用します。色の使用面積・頻度の割合に注意し、統一されたシンプルな印象を保つようにします。メインカラーとベースカラーの割合を逆に反転させた表現も可能です。

タイポグラフィ

世界観に合わせて選定された以下の書体を基本的に使用します。Spica NeueはApache 2.0ライセンス、LatoはOpen Font Licenseのもとで無料で利用できます。それぞれ供給元からダウンロードしてください。

アクセント

シンプルさを保ちながら、単調にならないようにすこしアクセントやリズムを加えたい場合には、下記のアクセント用のエレメントを使用します。形は真円のみで、パターンは斜線とドットの2種類、色はブルーとグレーの2種類です。

線の太さやドットの大きさ、密度は、印象が大きく変わらない範囲で調整してかまいません。

アイコン&イラストレーション

必要に応じてイラストを活用します。アイコンやイラストのトーン&マナーは、カラーのガイドラインに沿った配色、ロゴの印象と共通性のある均一な太さでミディアムウェイトの線、シンプルで伝わりやすい抽象性と写実性、ビジネス向けとしての適度なまじめさをもったタッチとします。

下記のアイコン、イラストはダウンロードして使用できます。

トピック
書類の山
リモートワークできない
問題のある契約書
不利な契約が自動更新
かさばるファイル
製本された契約書
経緯が不明
海外から
バラバラの管理
検索できない
セキュリティに不安
誤って廃棄
出先で閲覧
書棚
コスト
災害による契約書類の紛失リスク
コンプライアンス
PCで閲覧
契約書
契約書(斜めから)
書類
問題のない契約書
期限の情報
機能・特長
契約書のスキャンもかんたん
AIが自動でデジタルのテキストデータに
暗号化してクラウドに
暗号化されたテキスト全文を検索
関連情報も一緒に管理
希望のタイミングで必要なアラート
きちんと権限管理
ドラッグ&ドロップでアップロード
どこからでも
書類いっぱいの箱
人物
リモートワーク
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問題のある契約書を持って困っている人
contrfinder-illustration__people-solved-3
問題のある契約書が解決した人
contrfinder-illustration__people-problem-2
外出先で困っている人
contrfinder-illustration__people-solved-2
外出先で解決した人
contrfinder-illustration__people-smartphone
外出先で契約書を検索・閲覧する人
contrfinder-illustration__people-problem-1
電子と紙で契約書の管理がバラバラで困っている人
contrfinder-illustration__people-solved-1
電子も紙も一元管理できて解決した人
法務
現場担当者
営業
弁護士
人事・社労士
経営者
情報システム部門
店舗管理者
動画用タイトル

画面キャプチャ

集合
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ノートPC(契約書詳細)
contrfinder-capture__ipad
タブレット(ダッシュボード)
contrfinder-capture__phone-scan
スマートフォン(スキャン)
contrfinder-capture__phone-rectangle
スマートフォン(矩形調整)
contrfinder-capture__phone-scan-preview-info
スマートフォン(スキャン後プレビュー)
contrfinder-capture__phone-fulltext
スマートフォン(読取済テキスト)
contrfinder-capture__phone-contract-info
スマートフォン(契約情報)
contrfinder-capture__contract--1366-1024
契約書詳細
contrfinder-capture__dashboard--1024-768
ダッシュボード
contrfinder-capture__scan--414-896
スキャン
contrfinder-capture__rectangle--414-896
矩形調整
contrfinder-capture__scan-preview--414-896
スキャン後プレビュー
contrfinder-capture__fulltext--414-896
読取済テキスト
contrfinder-capture__contract-info--414-896
契約情報

ヴァーバル コミュニケーション

言語によるコミュニケーションにおいて重要なことは、主体がサービスやプロダクトでも、人の場合と同じであるといえます。口癖や口調、物腰、距離の取りかたなど、接するたびにころころ変わっていたら、印象が定まらないだけでなく、信頼ができない印象を与えてしまいます。ContrFinderの運営者(側)として話す/書くときは常に同一の人格で一定のルールとふるまいを守ってください。

そして、自身を呼び表すとき、自身を説明するとき、ブレずに一貫した表記や表現を選びます。

また、一貫しているということは“公式”である印象を与え、偽物との区別を助けます。

名称表記

サービス名の正式な表記は、すべて大文字のアルファベットとします。カタカナの場合はアルファベットにカッコ書きで付加し、カタカナのみの表記はしないものとします。

CONTRFINDER
CONTRFINDER(コントラファインダー)

〈不適切な例〉

ContrFinder
contfinder
ContrFINDER
コントラファインダー

タグライン

タグラインはサービス名称やロゴと枕詞のようにセットにして、短く端的にどんなサービスなのかを言い表すものです。
CONTRFINDERのタグラインは「契約書保管クラウド」です。

契約書保管クラウド

キャッチコピー

キャッチコピーも端的にサービスを言い表しますが、タグラインよりはもう少し長く、呼びかける対象や露出場所に合わせてアレンジされたり、バリエーションが作られることもあります。

ケースに応じて、タグラインとキャッチコピーのいずれかを使用し、同じ箇所で同時に併記はしません。

暗号化したまま安全に全文検索
契約書保管は棚からクラウドへ

エレベーターピッチ

CONTRFINDERを説明する時に、以下を定型文として使用できます。

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用語の定義

準備中

ことばのトーン&マナー

CONTRFINDERを表現するときの言葉の選びかた、文体、相手との距離感などが、常に統一されたものであることは、コミュニケーションにおいて非常に重要です。

やさしいこと、シンプルであること、ていねいであること、やわらかすぎず、かたくるしくないこと、正直であること とい基本方針にのっとって統一されたトーン&マナーで、受け手に適切な印象を与えましょう。親切で穏やかな紳士をイメージした人格が話していると考えてください。

ですます調にする

事業用のサービスとしての基本的な丁寧さとして、語尾はですます調にします。

〜です
〜である
〜します。
〜する。
丁寧すぎる敬語表現を使わない

ていねいさは必要ですが、へりくだりすぎたり、重複するような言い回しは避けます。

ご質問ください  
ご質問いただけますと幸いです
ご利用をお待ちしています
ご利用をお待ち申し上げております
ふざけない

ビジネス用途であるCONTRFINDERでは、馴れ馴れしかったり、くだけすぎた口調は避けましょう。近づきがたさを感じさせてはよくありませんが、ゆるい印象は信頼感を損ねてしまいます。ゆるキャラのようなものを立てて喋らせることもしません。

以上で準備ができました
これで準備はオッケーだよん♪
難しい漢字はひらがなにする

見た目に密度が高くなる漢字や、印象が硬すぎる言葉はひらがなに開いて印象をやさしく柔らかくします。一般に小学校高学年程度の子どもでも読めるようなレベルを基準にします。

かんたん
簡単
いたします
致します
いただきます
頂きます
すべて
全て
ありがとうございます
有難う御座います
しばらく
暫く
省略しない

正しい名称・呼称を用い、口語的に、あるいは独自に略すことは避けます。

メンテナンス
メンテ
クレジットカード
クレカ
固有名詞の表記を変えない

省略しないことと合わせて、本人(企業)が公式に用いているのとは異なる表記はしません。

Excel
エクセル
iPhone
IPHONE
専門用語を使わない

法律・法令などの裏付けがあって決まっている用語は、言い換えてしまうとかえって伝わりづらくなってしまうのでそのまま使います。それ以外の読み手が知らない専門的な用語は避けて平易な言い回しにしましょう。

PC・タブレットなどの機器
デバイス
完全表現・最上級表現をしない

CONTRFINDERに限ったことではありませんが、具体的な根拠がないのに、欠けるところがないような表現や最〜と断定する表現は公正さを欠きますので使用できません。不正競争の防止や消費者保護の観点から法律で禁止されているものもあります。

すべての人が
絶対に
完全な
唯一
永久に
世界一
最高
最速
安さを前面に押し出して煽らない

価格に関する表現についても、完全表現などと同様に法的な規制がありますが、法律に抵触しなくても、煽るような安っぽい表現は避けましょう。

おトクです‼︎
激安
一文は短くする

伝える内容が多い場合でも、長すぎる文章にならないようにします。接続詞などで複数の内容をつなげることは避け、簡潔で読みやすい長さに分けるようにします。

CONTRFINDERは、契約書をクラウドで管理するサービスです。
契約書を安全に保管する、探す、比べる、見直すことを、かんたんに、便利にします。 電子署名をつかってオンラインで契約を締結するような、いわゆる電子契約機能は持ちません。

CONTRFINDERは、契約書を安全に保管したり、探したり、比べたり、見直したりすることを、かんたんに、便利にする、契約書をクラウドで管理するサービスで、電子署名をつかってオンラインで契約を締結するような、いわゆる電子契約機能は持ちません。